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Règlement d'ordre intérieur

Règlement d'ordre intérieur

 

CHAPITRE I : OBJECTIFS DE L’ASSOCIATION

1. En vue de l’amélioration de la race Mérens, l’association a pour tâche:

           1.1. La tenue des livres généalogiques : les seuls documents généalogiques officiels sont ceux approuvés et certifiés par l’association.
           1.2. La réalisation des contrôles zootechniques ainsi que le rassemblement et la diffusion des données qui en résultent.
           1.3. L’organisation des expertises des animaux d’élevage et d’utilisation comme décrite en détail dans le « Règlement des expertises ».
           1.4. L’organisation de concours « modèles » et éventuellement de compétitions sportives.
           1.5. La défense des intérêts de l’élevage et des éleveurs de Mérens.
           1.6. Le développement et la réalisation de programmes d’élevage.
           1.7. Maintenir des contacts avec le livre généalogique « mère » et les livres généalogiques des pays voisins.
           1.8. La lutte avec tous les moyens légaux permis, contre la fraude et les irrégularités dans l’élevage.
           1.9. Procurer des informations aux membres et à d’autres personnes intéressées sur l’origine, l’utilisation, l’élevage et les soins.
           1.10. Faire de la publicité dans le sens le plus large, comme par exemple par des dépliants, des articles dans des revues, des présentations aux foires.
           1.11. Servir de médiateur à l’occasion d’une vente ou d’un achat.

Elle peut aussi entreprendre toute activité afin de promouvoir cet objectif. Elle peut en ce sens aussi, mais seulement de manière complémentaire, poser des actes de commerce, pour autant que le rendement soit consacré au but pour lequel elle a été créée.

2. Dans le cadre de l'encouragement et du perfectionnement de l’élevage du Mérens l'association peut :

           2.1. Organiser ou collaborer à la formation et l’information des membres.

           2.2. prendre toute mesure qui est de nature à promouvoir l’élevage et à créer des possibilités de débouchés pour les chevaux inscrits dans le livre généalogique

           2.3. Représenter ses membres dans les organisations nationales ou internationales.

           2.4. Collaborer à la préservation et éventuellement l’exploitation des meilleures souches d’élevage.

3. Abus et fraudes.

L’association  a pour tâche de rechercher et de sanctionner des abus et des actes qui nuisent aux intérêts de l’association.

4. Dans la limite de ses attributions et de ses possibilités financières, le stud-book assumera toute mission que le service compétent du Ministère de la Communauté Flamande pourra lui confier.

 

CHAPITRE 2 :   LES MEMBRES

1. Adhésion – Cotisations.
Chaque personne qui adresse une demande au conseil d’administration, et s’acquitte de son éventuel droit d’adhésion, après avoir payé la cotisation annuelle, est acceptée par le conseil comme membre adhérent de l’association.
La demande d’adhésion sera faite au moyen d’un formulaire, récapitulant les droits et les devoirs des membres. 
De plus, les membres doivent payer annuellement avant le 31 janvier la cotisation fixée par l’Assemblée générale.

2. Composition de l’Assemblée générale.
L’Assemblée générale est composée de membres effectifs de l’association.

3. Droit de vote.

           3.1. L’Assemblée générale.
Seuls les membres effectifs ont droit de vote à l’Assemblée générale de l’association. Mais ils ne sont éligibles comme administrateur qu’après deux ans, pour autant qu’ils remplissent les conditions comme décrit dans les statuts, Ch. II art. 5.1.
En cas d’empêchement, un membre effectif peut se faire représenter par un autre membre effectif, pourvu qu’il ait une procuration écrite. Un membre effectif ne peut représenter qu’un seul autre membre effectif.
Un membre adhérent ne peut être candidat membre effectif qu’après deux ans comme membre adhérent. Le conseil d’administration peut, aux conditions stipulées par lui-même, accepter d’autres personnes comme membres d’honneur, membres protecteurs, membres de soutien ou membres consultants.  Elles sont considérées comme « membres adhérents ».

           3.2. Toute proposition, signée par un nombre de membres égal au vingtième du nombre figurant sur la dernière liste annuelle, doit être portée à l’ordre du jour. Cette proposition doit être signée par un vingtième des membres effectifs et doit être remise au président du conseil d’administration au moins deux jours ouvrables avant la date de la réunion. Les propositions qui ne sont pas reprises à l’ordre du jour, ne peuvent en aucun cas, être discutées.

4. Mandats.
L’Assemblée générale propose, en fonction des directives ministérielles au conseil d’administration,  les candidats pour les fonctions de membres de jury officiels.
Les autres mandats sont de la compétence du conseil d’administration.
Tout membre ne remplissant plus les conditions lui permettant de recevoir un ou plusieurs mandats au sein du conseil d’administration, est d’office membre démissionnaire. Ce membre démissionnaire, selon le cas, sera chargé, lors de la prochaine réunion de l’association, d’attribuer le ou les mandats jusqu’à leur date d’expiration.

5. Disqualification et exclusion.
En vertu de l’article 8 des statuts, les membres qui ne se conforment pas aux règlements administratifs et techniques peuvent être disqualifiés ou éventuellement exclus s’il s’agit d’un motif grave cité dans le dit article des statuts.

Avant de prendre des mesures de disqualification ou d’exclusion, le conseil d’administration doit inviter le membre concerné à présenter sa défense.


           5.1. La disqualification consiste en une suspension temporaire des droits de participation soit  du membre soit de ses chevaux aux activités organisés par le Stud-book.
La disqualification d’un membre vise à retirer un ou plusieurs services à l’élevage du membre, à l’exception de l’inscription des poulains.
La disqualification d’un cheval refuse au cheval le droit de participer à une ou plusieurs activités de sélection. Le cheval disqualifié garde son identité et ses documents généalogiques.
La disqualification est prononcée par l’assemblée générale des membres à la majorité absolue des votes. Elle ne peut durer plus de 5 ans.

           5.2. L’exclusion d’un membre peut être s’accompagner de la disqualification de ses animaux.

 

CHAPITRE 3 :    CONSEIL D’ADMINISTRATION

1. Le nombre d’administrateurs, élus de façon directe, est fixé à 3 au moins.
Un administrateur qui ne possède plus la qualité de membre effectif est d’office administrateur- démissionnaire.
Tout administrateur étant démissionnaire avant la fin de son mandat, sera remplacé à l’Assemblée générale suivante par un autre membre qui terminera le mandat concerné.
La candidature pour la fonction d’administrateur doit être envoyée par lettre recommandée adressée au président ,10 jours avant l’assemblée générale.

2. Le conseil d’administration est convoqué par lettre ordinaire envoyée par le président.
L’invitation doit être envoyée au moins 8 jours avant la date de la réunion.

3. Le président préside les réunions de l’Assemblée générale et du conseil d’administration.

4. En principe, seul le président et les membres spécialement mandatés agissent au nom du conseil d’administration. Seul le président a autorité vis-à-vis du secrétaire.

5. Pouvoirs.
Le conseil d’administration a les pouvoirs les plus étendus en ce qui concerne la gestion sociale.
Ainsi, le conseil a entre autre le pouvoir d’exiger des paiements ou de payer des factures ; de donner ou de prendre en conservation n’importe quel  bien meuble ou immeuble ; d’acquérir tout bien meuble ou immeuble, de l’échanger ou de l’aliéner (éventuellement gratuitement ou à titre onéreux), le louer même pour plus de neuf ans ; d’accepter et recevoir tout subside ou subvention de l’Etat, ou privé, d’un legs ou d’une donation;
Le conseil a le pouvoir de procurer et de conclure des contrats, des conventions et des engagements ; de souscrire des prêts avec ou sans garantie ; de donner ou accepter toutes subrogations et cautionnement, de prendre une hypothèque (éventuellement avec mention de saisie de l’immobilier) sur l’immobilier de l’association ; le contrôle et l’exécution de prêts et d’avances ; de renoncer à tout droit, commercial ainsi que résultant d’obligations, et de caution commerciales ou personnelles ; de lever , avant ou après paiement, chaque souscription privilégiée ou hypothèque, transcription, saisie ou autres; de comparaître devant le tribunal comme demandeur ou défendeur, d’exécuter chaque arrêt ou d’exiger l’exécution ; d’entrer en transaction, de s’arranger.

6. Le conseil agisse collégialement. Le conseil ne peut prendre des décisions valables que si la majorité des administrateurs est présente à la réunion.
Les décisions sont prises à la majorité ordinaire des voix. S’il y a partages des voix, la voix du président ou de son remplaçant est prédominante. 
Les mandats sont renouvelés tous les quatre ans. Le premier renouvellement se fait deux ans après l’élection du premier conseil. La moitié des administrateurs est obligée de donner sa démission, mais est rééligible.
Le président n’est pas rééligible en même temps que le vice-président.
Le mandat de vice-président fait partie du premier groupe à être rééligible.
 
7. Les administrateurs, agissant au nom de l’association, ne doivent pas, vis-à-vis des tiers, se targuer d’un pouvoir d’autorisation ou de décision.
           

CHAPITRE 4 FONCTIONS DES ADMINISTRATEURS

1.  Le président.
Le président représente le « Stud-book belge des Mérens » dans tous les actes de la vie civile.
Il signe, conjointement avec le secrétaire ou le trésorier tous les documents soumis par le conseil. Il veille au respect des statuts et du règlement interne, ainsi qu’au règlement d’expertises et du règlement de la tenue du livre généalogique et aux décisions prises par l’Assemblée générale et le conseil.

2. Le secrétaire.
Le secrétaire est désigné ou reconnu par le conseil d’administration parmi ou en dehors de ses membres.
Si le secrétaire n’est pas un membre de l’association, il n’a pas de droit de vote et son mandat est en tout temps résiliable. Le secrétaire est chargé de l’administration journalière et il exécute les tâches que le conseil lui a confiées.
Le secrétaire participe aux réunions du conseil, des commissions et de l’Assemblée générale. Il n’a pas droit de vote excepté au cas ou il est en même temps administrateur.
Il rédige les comptes-rendus des réunions du conseil, de l’Assemblée générale, qu’il signe conjointement avec le président.
Il envoie une copie de ces comptes-rendus aux administrateurs et au fonctionnaire du service compétent du Ministère de la Communauté Flamande.
Conformément à l’article 10 de la loi du 27 juin 1921, il tient au siège social de l’association le registre des membres.

3. Le trésorier.
Le conseil désigne ou reconnaît entre ses membres un trésorier chargé de l’administration financière et qui exécute les tâches que le conseil lui confie dans ce domaine.
Le trésorier est autorisé à exécuter des paiements limités à 250 euros. Le conseil doit donner son accord pour des montants plus élevés.

4. Les administrateurs.
1. Les administrateurs conviennent entre eux le partage des autres tâches, ou les tâches sont déléguées à des commissions, éventuellement à créer,  dans lesquelles siège au moins un administrateur.

2. L’établissement et la tenue d’une liste de vente dans laquelle les données suivantes sont reprises : le nom du cheval, les noms des parents, âge, sexe, hauteur, photo du cheval, le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du propriétaire.

3. Activités et articles de promotion et gestion du stock.

4. Le suivi de contacts avec les associations françaises et les autorités comme: SHERPA, SIRE, les organisations de commerce, les ministères et ambassades, Haras, éleveurs, organisations des éleveurs, et organisations-soeurs.

5. Entretenir des contacts avec les organisations belges et régionales et les autorités.

6. L’édition d’une revue. La rédaction se réserve le droit de refuser un article sans motiver le refus.

7. Installer des stands d’information aux foires, aux manifestations,etc. et représenter l’association à des événements souhaitables.

8. Traduction des documents entrants et sortants français à l’usage de l’association.

5. Le secrétaire du livre généalogique.
Le secrétaire du livre généalogique est responsable de la tenue et du traitement des données du livre généalogique.  

 

CHAPITRE V: LIVRE GENEALOGIQUE ET REGLEMENT D’EXPERTISES

Les règles concernant l’organisation des expertises, la tenue et le traitement du livre généalogique sont décrits dans un « règlement d’expertises » et un « règlement du livre généalogique de la race Mérens ».

1. Dans le livre généalogique de l’association, seul les animaux conformes à la réglementation citée dans le 1er paragraphe de ce chapitre, peuvent être inscrits.

2. Le site Web.

Sur le site Web de l’association, des chevaux peuvent être mis en vente aux conditions suivantes:
           a. Être membre- éleveur : Les chevaux doivent être inscrits dans le Stud-book de la race Mérens et une cotisation annuelle de 50 euros est à payer. Le nombre de chevaux mis à la vente est illimité.

           b. Être personne privée et membre : Les chevaux doivent être inscrits dans le Stud-book de la race Mérens. Pas de cotisation à payer. Le nombre de chevaux mis en vente est limité à deux par an.

           c.Liens

Un membre peut demander d’établir un lien du site Web de l’association vers son propre site Web.

L’association n’est pas responsable pour d’éventuelles imperfections anatomiques cachées ou des conflits sur les chevaux présentés dans la rubrique « à vendre ».

3. Etalons.

Chaque année, les étalons inscrits dans le livre généalogique seront soumis à une expertise pour saillir des juments.
Les étalons agrées doivent être présentés annuellement lors d’une manifestation ou le propriétaire doit fournir une attestation d’un vétérinaire agrée pour confirmer la bonne santé de l’étalon.

 

Pied